某大学于2000年由A、B、C三所大学合并组建而成,其二级单位金工实习中心(以下简称中心)也由原三所大学金工实习中心(A、B、C中心)及其附属工厂(A、B、C工厂)组成。该大学审计处以推动中心科学发展为目标,以该中心主任任职期间财政、财务收支为基础,以检查其履职尽责情况为重点,对其任职期间经济责任进行审计,以期实现规避风险、堵塞漏洞、强化管理,推进学校治理体系和治理能力现代化。
一、审计亮点
学校计财处给二级单位中心拨付经费,这一日常简单的拨付行为并未触及审计敏感点,很容易被审计人员忽视。但由于中心与A工厂共用同一账户,使这一看似正常的拨付关系因两者的性质不同而变得复杂。因为大学拨付给二级单位中心的经费是国家财政资金,是一种预算支出形式;而A工厂具有企业法人资格,独立承担民事责任,两者在预算关系上风马牛不相及。国家财政资金拨入企业法人单位后得不到有效的监管,是学校财务管理的一个大漏洞,存在很大的法律风险。
审计发现B中心与B工厂共用材料库,由此审计人员大胆推断出两个假设:一是B中心属于教学科研单位,其材料耗费属于事业单位的实验材料支出,不需要进行增值税核算。因此,B中心材料的增值税进项税可能用来抵扣B工厂的销项税。二是B中心的材料领用属于财政资金的预算支出,而B工厂独立核算、自负盈亏,其领用材料则加大了工厂生产成本支出。因此,站在内部“节约”的角度,B中心的材料可能用于B工厂的产品生产。但是,审计人员经过多次常规监盘以及查看相关材料入库、领用记录都并未发现异常。面对一摞一摞堆成小山似的材料入库单、出库单,审计人员选择利用计算机辅助审计技术寻求突破口。首先,他们将B中心和B工厂能够共用的材料品种进行筛选,甄别、汇总出供货方为一般纳税人的材料入库单、出库单;然后,再以B中心放假时这一特殊时点上B工厂所有的出库单为样本进行勾对、比较;最后,查实了若干份材料混用的凭证,捕捉到充分而适当的“B中心同B工厂存在金工训练实习用料与生产用料未严格区分”情况的审计证据。
中心主任任职期间,中心的收入多达7000多万元,且多在“人员经费”和“其他往来款”两个账户中核算,如果以逐笔审计的方式揪出重大违规问题无异于大海捞针。因此,审计人员进行了以小金库为审计目标的账项测试,但未果,于是审计人员决定通过走访车间、教学一线的工作人员寻找突破口。在一次同A中心教学一线的老师进行“聊天式”的询问时,一位老师无意中说了一句“去年暑假加了两个星期的班,发了不少加班费”,审计人员敏锐地觉察到中心可能利用暑假、寒假等时间段进行办班创收,进而对其暑假、寒假前后的往来账项进行了清理,并顺藤摸瓜“挖”出了坐收坐支243.39万元的违规问题。
二、审计结果
1.长期未调整编制(运行)方案,形成“吃空额”。学校曾下发有关中心机构编制方案的通知,相关部门根据其人员和运行特点核定了学校应负担的工资总额。经过几年发展,中心自然减员18人,而相关部门并未对学校应负担的工资总额进行必要的调整,导致“吃空额”现象。
2.有令不行,管理上出现了真空。A工厂、B工厂均一直沿用合校前的名称,即分别为A大学工厂、B大学工厂,学校名称变更时未按照相关法规予以及时变更。后来,两家工厂既未按照教育部的有关规定进行改制,也未纳入学校财务、国资和产业等相关部门的监管范围,客观上造成职能部门管理的真空地带。
3.核算体制不规范,存在巨大财务风险。学校计财处在划拨中心经费时,未按照有关规定核算、管理、监督,而是将国家财政资金直接划入A工厂银行账户;A工厂收到款项后,支付A中心的相关人员费用(财政资金),同时将B中心的相关人员费用(财政资金)款项转入B工厂,由后者进行相关的支付。上述做法不符合国家相关财务制度的规定,同时也存在巨大财务风险。
4.培训等收入坐收坐支。中心接受委托承办培训班等收费共计243.39万元,分别在A工厂和B工厂设立的中心“其他应付款”账户中核算,未上缴学校计财处统一核算,存在坐收坐支现象。
5.材料管理存在薄弱环节。经抽查,B中心同B工厂存在金工训练实习用料与生产用料未严格区分的情况;A中心与A工厂材料仓库存在“材料入库不记账、材料出库没有领料人签字”等现象。
三、审计建议和整改
针对中心和工厂自身的问题,审计处按照相关规定提出常规审计建议,中心和工厂及时进行了整改。涉及体制性的问题,审计处分别向人事处、财务处、国资处出具管理建议书,分别建议:学校组织有关部门对中心进行调研,对其编制(运行)方案及学校应负担的工资总额进行必要调整;学校计划财务处严格执行相关规定,在中心运行方案未调整前,将其拨款纳入学校一级财务核算、管理,不得向与学校无合同关系的公司账户拨款;学校有关部门按照国家相关规定依法理顺学校与两厂之间的产权关系,办理所属工厂变更事项,并按照相关要求进行改制。
学校领导对审计结果高度重视,除了将其列为校长办公会的主要议题进行讨论外,还召开专题会议,研究决定:对中心管理的两个企业,建议学校撤销;工厂撤销后中心收支事宜,按学校的相关政策执行;撤销两个工厂的过渡期为6个月左右,以解决工厂撤销后的生产活动和劳动合同等问题;由产业集团、人事处、国资处进一步论证相关事宜,形成意见后报校长办公会议决定。
此次审计整改最大的亮点是既关注了宏观层面整改的科学性,也考虑了微观层面整改的可操作性。如要求两家工厂撤销是从宏观上建立了一道学校与工厂之间的风险防火墙,减少了学校办学过程中潜在的法律风险。同时,针对两个工厂实际经营情况,特别是考虑到已签订生产合同的完成情况以及人员妥善安置等问题,列出长达六个月的时间表,将整改风险降至可控的范围内,强化了具体工作的可操作性。
四、思考与启示
此次审计主审为高级审计师,博士,University of Westminster访问学者,具有国家税务机关税务稽查、大型国企内部审计和教育部直属大学内部审计的经历,专注于审计程序的研究并用于指导审计实践。审计督导为审计处长,是某地区著名的大学财务、审计专家。很显然,拥有较强职业判断能力的审计人员同具有丰富内部审计经验的督导结合,在具体项目实施时可以站在高端,发挥出强大的线索挖掘能力和案情把控能力。此外,把握体制机制问题提高内部审计地位,营造良好内部审计生态环境,能够为控制风险、改善管理提供最大保证。此次审计是大学内部审计走出查错纠弊、审账看凭证的老路子,迈向规避风险、加强整改、促进体制机制建设新台阶的有益尝试。
(武汉理工大学审计处)
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